Skrevet af bestyrelsen.

Bestyrelsesmøde nr. 3. den 2. maj 2024

Bestyrelsesmøde nr 3 2024

2.05.2024

REFERAT

Tilstede: Anette Høyer (AH), Carsten Hartman Andersen (CHA), Flemming Skovbye (FS), Kirsten Larsen (KL), Alice Olesen (AO), Annette Deleuran (AD), Ole Rønnelund (OR), Grete Holmer (GH), Knud List Larsen (KLL), Tonny Hulvej Jensen (THJ), Karsten Fog-Petersen (KFP) og referent Else Flydal (EF)
KLL forlod mødet tidligt

1. Præsentation af dagsorden

2. Referat møde 2 godkendt EF sender til hjemmeside.

3. Formanden informerer

· GC har været repræsenteret ved Velkomstmøde for nye borgere og ved ”70/75 års fødselsdagen” som kommunen afholder i GC. Begge steder giver det god mening at have mulighed for at promovere GC.
Der er holdt godt møde med Gospelkorets bestyrelse for at drøfte samarbejdet.

· AH og AD har holdt møde med og fået tilbud fra Ingerfair, som er et firma der har specialiseret sig i læring om det at arbejde med frivillige. Bestyrelsen drøftede oplægget.

· Ferie AD i november og januar. Bestyrelsesmøde 2.1 flyttes til 9.1. 2025.

· Velkomstmøder. Lone Nielsen og Erik Ingerslev står for dem for tiden. Det har været kutyme at der deltager et bestyrelsesmedlem, men måske kan vi bare have et bestyrelsesmedlem der sikrer kontakten til LN, så de nyeste informationer kan gives til velkomstmødet. FS deltager i et velkomstmøde. Der er ønske om at møderne afholdes på forskellige ugedage.

4.      Evaluering af BS møder
              Tilfredshed med den måde møderne kører, med dagsorden og referater, og der er god
               disciplen under møderne med respekt for tale rækken.

5. Orientering fra udvalg

· Diskussion om der skal logo på referater og det anbefales at vi bruger logoet på alle referater så det bliver et kendt og husket symbol.

· KL: Harzenturen udsolgt. Turen til Nyvang udsat til efteråret. My Fair Lady aflyst pga. manglende tilslutning. Udfordringer med at løse Gospels ønsker om julekoncert med GCs formåen i en travl julemåned. KL og AD mødes med Gospel med de idéer til løsning der fremkom i bestyrelsen.
Jubilæumsfejring er ved at blive planlagt til 20.3 og 22.3 2025.

· FS: svært at finde tidspunkter til at arbejde med teknikken i A og B når der foregår så meget i rummet. Der er på sigt behov for ny projektor. Brug for mere skabsplads til teknik og få flyttet sangbøgerne, Repair finder en løsning med nyt sted til bøgerne.

· GH: Kristine Backholm er tilbage i Sundhedsudvalget. Faldforebyggelsesmøde godt besøgt. Sommersund er begyndt at få tilmeldinger. Demensforedrag i Seniorsamarbejdet giver udfordringer ang. betaling og information idet der er givet forskellig info.

· KLL: tager spørgsmålet om den lange sommerferie op i udvalget og sikrer at referater offentliggøres på hjemmesiden.

· CHA: Hæve sænkebord ønskes til vaskerum. CHA vil undersøge i kommunen om der står et bord et sted i en kælder.

· OR: Afholdt møde i Daglig drift. Erik Hansen har fint styr på udvalget og dets arbejde.

· AO: 2 fondsansøgninger sendt ud pt.
Indberetning til Jyske Bank vil blive indsendt sammen med den nødvendige legitimation.

· THJ og AD: THJ vil gå med KL i arrangementsudvalget og gå ud fra i kommunikationsudvalget.
Der er kommet bøde på 8000 kr. for brug af billede med copyright på i 2018, så redaktionen er meget obs på ikke at bruge billeder som ikke er taget af indsenderen selv. CG abonnerer på Colorbox hvor redaktionen kan finde billeder. Der ligger desværre billeder fra tidligere medlemsblade på nettet som vi forsøger at slette. Vi holder vejret og håber der ikke dukker flere billeder (læs regninger) op.

· KFP: KFP sørger for at POPup aktiviteter skrives i tovholderhåndbogen.

6. Orientering fra Anette

· 1. kvartals økonomi gennemgået.

· Nyeste medlemstal 1432 heraf 58 fra andre kommuner.

· Mønter koster 9000 kr./år at skulle aflevere i kommunen. Punktet tages på dagsorden til oktober.

· Tovholderfest, bestyrelsens opgave er at være god vært og sørge for at bordets gæster har det godt og har hvad de skal bruge. Der bliver ikke noget VIP-bord, alle fordeles ud ved bordene. AD tager sig af Anette Rieva viceborgmester som kommer for første gang i GC.

· ERFA møde 6.-7. juni og AH melder fra til bestyrelsesmøde 6. juni.

· Vennerne bedes om 15.-20.000 til opjustering af vaskerum

· P-plads Skolegade 3. CHA taler med kommunen om vi evt. kan bruge den plads.

7. Andet

· Der er spørgsmål om ”Åbne Øvere” kan være for alle, svaret er nej. Vi vil ikke tage nye initiativer lige nu mens vi stadig har udfordringer ang. hvem der kan deltage i hvad, hvem der har fortrinsret til lokaler frem for andre osv. Der er behov for klare retningslinjer omkring foreninger i foreningen, juristen i kommunen skal spørges. Svært når medlemmerne er medlemmer i GC men deres forening ikke er det, hvis regler gælder så?
Der må tages fat i lokalebookingen igen så der kommer klare og gennemskuelige regler.

· Status kommissorier. Tages op på næste møde.

· Der er møde med kommunen 13.5 kl. 18. Det ville være bedst hvis vi i Bestyrelsen på forhånd havde drøftet og lagt os fast på bedst praksis, det kan vi ikke nå til den 13. men måske senere.

· AD har ajourført tovholderhåndbogen.

· Mail-Outlook giver udfordringer i redaktionen.

8. Løbende sager

9. Eventuelt

· Hvem er interesseret i at gå i kommunikationsudvalget da THJ skifter udvalg?

10. Mødeevaluering godt møde og alle punkter nået.

11. Næste møde: Torsdag den 6. juni