Retningslinjer for Booking af lokaler
Retningslinjer for Booking af lokaler i GrønnegadeCentret.
GrønnegadeCentret har 6 kategorier af lånere / lejere af lokaler.
I prioriteret rækkefølge er det:
· Centerleder
· Bestyrelsens arrangementer/udvalg
o Oplysningsudvalg, arrangementsudvalg og sundhedsudvalg
· Faste aktiviter
· Eksterne klubber / foreninger
· Andre arrangementer
o feks GrønnegadeCentrets Venner
· Ad hoc bookinger
Faste bookinger
Hvert år i februar måned begynder bookingen frem til sommerferien det følgende år.
Det er receptionen, der booker lokalerne.
· Fra 1. februar booker centerleder ifølge årshjul. ( faste traditioner, bestyrelsesmøder mm)
· Fra 1. februar modtager alle tovholdere mail fra centerleder om booking til aktiviteter.
· Fra 1. marts bookes lokaler til alle faste aktiviteter, som er i Centret hver eller hver anden uge
· Fra 20. marts bookes arrangementsudvalgets arrangementer
· Fra 25. marts bookes GrønnegadeCentrets venners arrangementer
· Fra 1. april bookes alle eksterne foreninger.
Det er vigtigt at de faste aktiviteter giver besked om hvornår de starter og slutter i forhold til sommer- og juleferie, samt hvornår de ikke bruger lokalet.
Der bookes med ½ time mellem hver aktivitet, så der er 15 minutter til at rydde op og 15 minutter til at gøre klar til næste aktivitet. Nogle aktiviteter har indbyrdes aftaler og bookingerne har derfor ikke den ½ time imellem.
Hvis der er brug for at en aktivitet (feks pga for få/ eller for mange deltagere) skal skifte lokale, er det bestyrelsen og centerleder, der tager stilling til dette.
Centerleder og bestyrelsen kan disponere over lokaler i forbindelse med feks stormøder, vaccinationer og lign. og kan aflyse aktiviteter og arrangementer med 14 dages varsel.
Ad hoc bookinger
Det er de bookinger der sker løbende over hele året, hvis man har brug for et lokale til et møde eller andet ud over de faste bookinger.
Man kan orientere sig på hjemmesiden, om hvornår der er ledige lokaler og derefter henvende sig til receptionen om sit ønske.
Det sker nemmest via mail til receptionen. Ellers via telefon eller personligt fremmøde.
Man får altid besked når bookingen er gennemført eller hvis det ikke er muligt.
Eksterne foreninger
Er foreninger hvor alle ikke er medlemmer af GrønnegadeCentret.
Eksterne foreninger betaler leje for lokaler.
Priser:
· A: 1000,- kr (plads til 70 personer)
· B: 500,- kr (plads til 40 personer) Der må samlet være 150 personer i A+B+C
· C: 500,- kr (plads til 40 personer)
· F: 400,- kr (plads til 20 personer)
· N: 400,-kr (plads til 15 personer)
· P: 400,-kr (plads til 15 personer)
Prisen er en enhedspris for alt imellem 1 time og hele dagen.
Receptionen er behjælpelig med spørgsmål vedr. forplejning, teknik og andet.
Ovenstående er udarbejdet med reference til Hovedprincipper, hvor der står at:
” Centerbestyrelsen har ansvar for, at der udarbejdes et sæt retningslinjer for fordeling af lokalerne i GrønnegadeCentret”
Bestyrelsen, september 2024