Bestyrelsens beretning 2021

Generalforsamling i GrønnegadeCentret 27.08. 2021  - beretning for 2020+

Bestyrelsens beretning

I perioden siden sidste generalforsamling har der været afholdt 16 bestyrelsesmøder heraf flere som skype eller telefonmøder. Derudover har der været afholdt et ekstraordinært bestyrelsesmøde samt en række telefonmøder i forretnings udvalget som består af formand , næstformand, kasserer og centerleder.        

Beretningen er i første omgang blevet udarbejdet af formanden. Efterfølgende er den fremsendt til bestyrelsen og behandlet på bestyrelsesmødet den 5. aug. Det er således en samlet bestyrelse der står bag denne beretning

Bestyrelsesmøderne har været præget af et meget stort engagement blandt alle i bestyrelsen – herfra skal lyde en kæmpe tak til alle i bestyrelsen for et fremragende stykke ildsjælearbejde i det forløbne år. Vi kan glæde os over at der til stadighed er medlemmer der vil tage det ansvar på sig, at tage del i bestyrelsesarbejdet der - hvis jeg lige skal sige det helt kort – tæller meget mere end blot at møde op til bestyrelsesmøderne – men det hører I om, når udvalgsberetningerne lidt senere bliver fremlagt.

Dette års generalforsamling afholdes ½ år efter den oprindelige dato. Årsag – ja det skyldes Covid situationen vi har oplevet i Danmark – en situation der i hele verden har vendt op og ned på vores dagligdag – det er bestemt noget der har præget livet her i GrønnegadeCentret, og selv om man godt kan blive træt af at tale så meget COVID er jeg nød til her i beretningen at sætte fokus på dens indtog her i centret.

Bestyrelsen havde netop afholdt 1. bestyrelsesmøde den 5. marts i den nye valgperiode da vi modtog de første spæde retningslinjer vedr. Coronaens indtog. Dem nåede vi lige at implementerer inden den 11. marts hvor vi tog hul på jubilæumsugen der skulle afholdes i dagene 11. til 17. marts 2020. Den stort anlagte fejring af Grønnegadecentrets 25 år skulle finde sted i ugen og slutte med et brag af en fest på Rådhuset. Vi nåede at afholde den 1. jubilæumsdag – sådan nogenlunde – men så lukkede alt ned i centret.

Det blev starten på en meget mærkelig periode. Bestyrelsen nåede at afholde et ekstraordinært bestyrelsesmøde den 12. marts og her fik vi og medarbejderne travlt med at afbestille råvarer - festmiddag - underholdning – aftaler med frivillige mm

Da det var overstået kunne vi så gå i gang med at aflyse alle centrets øvrige aktiviteter – alt – ja det var absolut ikke nogen rar periode. Ingen måtte mødes – alt var lukket ned – vi kunne bare vente og se tiden an.

Mange af vores medlemmer var frustrerede og kunne ikke forstå at alt sådan bare skulle aflyses. Men det var kendsgerningerne – ikke blot  her i GrønnegadeCentret men på landsplan.

Der skal ikke herske tvivl om at bestyrelsen meget nøje fulgte de retningslinjer og instruktioner der blev udstukket fra myndighederne, og i særdeleshed fra Hillerød Kommune.

Det gør vi stadig.

De retningslinjer der løbende er blevet udbredt har vi fulgt ganske nøje,om end vi ind imellem godt kunne have tænkt os det lidt anderledes – lidt mindre restriktivt.

Bestyrelse og medarbejdere og frivillige har ind imellem måtte stå for skud i form af undren over retningslinjernes udformning, men vi har holdt stand – hvilket jeg gerne vil sige alle  stor tak for. Jeg er overbevidst om at netop det har været medvirkende til at GrønnegadeCentret har klaret sig så flot igennem pandemien – uden de store smitteudbrud med deraf følgende konsekvenser - og lad os håbe vi kan fortsætte med det.

Her vil jeg rette en  stor tak for faglig og kompetent samarbejde med Hillerød Kommune.

Som sagt blev alt sat på stand by den 11. marts.

Normalt holder vi bestyrelsesmøder 1 gang om måneden dog ikke i juli. Det bliver til 11 bestyrelsesmøder på et år. Anderledes blev det så i 2020 hvor vi ikke måtte mødes fysisk grundet forsamlingsforbud. Nye mødeformer måtte der til.

Vi startede med at afholde ugentlige telefonmøder i forretningsudvalget.

Mange spørgsmål trængte sig  på – hvornår kan der ske genåbning – hvad med hjemmesiden og centerbladet når GrønnegadeCentret er lukket? Og hvad med jubilæumsfesten?  Vi tog den beslutning at den skulle gennemføres og vi satte naivt en ny dato på ½ år senere, nemlig den 18 sep. i den tro, at alt var i sit rette element igen på det tidspunkt – men ak, sådan gik det som bekendt ikke, og jubilæumsfesten måtte senere som bekendt  atter aflyses – nu for altid.

Det viste sig hurtigt at kommunikation til vores mange medlemmer var svær når der ikke var fysisk adgang til centret – en mere besværlig  updatering af hjemmeside og ikke noget centerblad. Der oplevede vi hvor sårbare vi er kommunikativt uden disse muligheder. Det er noget vi har drøftet meget i bestyrelsen og det har bl.a. medført   at der er nu oprettet en Facebook gruppe. FB gruppen er ikke  en erstatning for hjemmeside, centerblad og opslagstavler , men et nyttigt supplement som mange benytter sig af og  som kan være med til at lette kommunikation for de der benytter sig af FB.

Lokalerne stod gabende tomme – dog blev de i en periode brugt som aflastning for  en daginstitution for  til at skabe m2 til børnene.

I flere perioder har  centrets medarbejde stået til rådighed for andre kommunale arbejdsopgaver.

I starten af maj  blev det så muligt at igangsætte nogle af vores udendørs aktiviteter og vi fandt en form for socialt samvær gennem etablering af såkaldte kaffemøder der blev afholdt udendørs og som man kunne deltage i ved at tilmelde sig løbende. Gennem telefonkontakt havde vi fået mange tilbagemeldinger fra medlemmer der gav udtryk for  at de savnede GrønnegadeCentret  og deres omgangskreds – at de følte sig ensomme og at de glædede sig til atter at kunne komme i centret.

Det blev derfor besluttet at holde centret åbent for de aktiviteter der kunne afholdes i juli måned – tak til medarbejdere og bestyrelse for at det kunne lade sig gøre. Det samme er faktisk også tilfældet i år at vi har haft åbent i juli.

Stadig var det ikke muligt at mødes fysisk så bestyrelsesmøder  blev gennemført via skype – dermed var  bestyrelsens opgaver  ikke lukket ned bl .a . skulle der planlægges det årlige bestyrelsesseminar hvor der er tradition for at arbejde med visioner for centret. En opfølgning fra et tidligere seminar handlede om at samtlige udvalgs kommissorier skulle granske og tilpasses  så de passede til nutiden.

8. juni 2020 fik vi så mulighed for at genåbne GrønnegadeCentret hvis vi vel at mærke kunne implementerer og følge en lang række retningslinjer . Der blev opsat plexiglas i reception og cafèen – håndvaske blev opsat på gangarealer – og Hillerød Kommune sørgede for den daglige ekstra rengøring der skulle etableres - mundbind og afspritning var en selvfølge.

Forsamlingsforbud på 10 gjaldt stadig men ved at opdele centret i flere afdelinger – med egne indgange og toiletter kunne det lade sig gøre at op til 5 x 10 prs. Kunne  få adgang til centret.

Et meget stort logistik arbejde blev sat i værk for at få det til at gå op med lokaler , adgangsforhold bordopstillinger mv.

I august var de fleste aktiviteter i gang igen, dog ikke dans og kortspil og der var stadig udfordringer med de store hold som bingo, musikcafe højskolesang , samt gospelkor.

Revyen havde også meldt ud at der ingen revy blev i 2020.

Blandt aktiviteter der blev aflyst var den årlige fest for frivillige og tovholdere.

Det er den årlige begivenhed hvor vi kan sige tak til alle frivillige og tovholdere for det store stykke arbejde de udføre  for at gøre centret til det vi kender. Heldigvis ser det ud til at det lader sig gøre i år. Frivilligfesten har lige været afholdt og tovholderfesten står for døren så vi krydser fingre for at det lykkes.

Arbejdet med at a jourføre udvalgskommisorier foregik henover efteråret og det årlige bestyrelsesseminar blev planlagt og der blev sat med fokus på følgende emner:

Intern kommunikation

Rekruttering af nye medlemmer

Fastholdelse af medlemmer

Kreativitet i en coronatid.

I oktober/ november  2020 var de fleste aktiviteter således atter i gang og optimismen var ved at komme tilbage – men kun for en kort periode.

Den økonomiske situation viste i løbet af 2020 at være ret alvorlig. Der manglede indtægter fra cafesalg og udlejning. Der var et underskud i sigte på ca. 214.000,- kr. som vi kontaktede HK om at få dækket ind. I december  fik vi meddelelse om at de ville dække underskuddet og som det senere vil fremgå kom vi således godt ud af 2020.

Men midt i glæden over  delvis genåbning  kom så 2 COVID bølge – og det resulterede igen i total nedlukning af centret – ingen julefejring – ingen nytårskur total nedlukning igen.

Dermed var det heller ikke muligt at indkalde til den årlige generalforsamling og bestyrelsen besluttede derfor at udsende meddelelse om dette via hjemmeside og dagspressen.

Det blev en deprimerende periode hvor al aktivitet stod stille. Der var dog også nogle lyspunkter at glæde sig over.

Fra værkstedsgruppen var modtaget et forslag til udvidelse af værkstedet i Grønnegadecentret. Det faldt i god tråd med de tanker bestyrelsen havde gjort sig, og et skitseforslag med tilhørende økonomisk overslag blev fremsendt i f m kommunens budgetplanlægning. Vi ser frem til en konkret tilbagemelding om mulighed for udbygning af GrønnegadeCentret.

Som en slags julegave til centret modtog vi i december måned 150.000,- kr af kommunen fra den pulje staten havde afsat til bekæmpelse af ensomhed i en COVID tid. Midlerne var øremærkede og skulle anvendes til udendørsaktiviteter. Vi fik hurtigt omsat midlerne til bl.a. partytelt med mulighed for at mødes før/efter motion – udendørs bordtennis – skak havespil – havemøbler – tæpper – en el-taxi cykel med plads til 2 og flere andre nyttige ting til fornøjelig anvendelse udendørs.

indgangen til det nye år er også den tid hvor medlemskab skal fornyes og det skal ikke være nogen hemmelighed at vi i bestyrelsen har været meget bekymrede for hvordan COVID perioden ville få indvirkning på antal medlemmer. Et år med så mange aflysninger kunne næsten ikke undgå at medføre et fald i medlemstallet. Samtidig har det været meget svært at promovere medlemskab over for potentielle nye medlemmer. Kommunens oplysningsarrangementer for nye borgere og 75 årige har også været aflyst. Vi vidste at rigtig   mange medlemmer har storsavnet at komme i centret – men der er også mange der i løbet af året har fået nye vaner og andre interesser der måske ikke indbefatter Grønnegadecentret. Vi ser en risiko for at nogle før så aktive frivillige og medlemmer måske er faldet tilbagened i sofaen og er blevet der – og det er farligt for vores målgruppe!

Det gik heldigvis ikke som frygtet – vores nuværende medlemstal ligger på 1348 ca. 200 færre end samme tidspunkt året før.

Et andet lyspunkt blev fejring af centrets 26 års dag den 17. marts . Her havde vi fået lov til at afholde en udendørs fejring i form et ”lagkage to go” event hvor medlemmer kunne møde op og afhente et stykke lagkage.

Det blev en stor succes med udlevering af 250 stk. lagkage og det blev en gensynets dag for mange medlemmer der lige fik lejlighed til at mødes.

Ud på foråret fik vi besøg af formand for kultur og fritid Rikke Macholm. Rikke var interesseret i at høre hvordan covid perioden påvirkede centret og vi fik gode drøftelser og mulighed for at fortælle om hvad der rører sig i centret.

Da centret stadig var lukket helt ned og der derfor ikke kunne foregå aktivitet for alle motionisterne  besluttede bestyrelsen at udsætte betaling for motion så det først skulle gælder fra juli og 1 år frem. Endvidere var  kontingentet justeret ned til kr. 400,-  da kommunen har stået for den ekstra rengøring som var årsag til at kontingentet tidligere var sat 50,- kr. op.

GC var stadig lukket og bestyrelsen fortsatte med at afholde bestyrelsesmøder via skype.

Centret blev i en periode brugt som vaccinationscenter for særlige grupper, og i flere perioder under nedlukningen blev centrets medarbejdere overført til andre kommunale arbejdsopgaver.

Udvalgskommissorier var nu alle a jourført og beskrevet i en skabelon som var til at få overblik over for  bestyrelsesmedlemmer og udvalgsmedlemmer der til daglig løfter en stor opgve.

Mødet med Rikke M medførte at vi blev inviteret til møde med fritid og kultur som er det kommunale udvalg Grønnegadecentret henhøre under. Mødet fandt sted i april og også det blev gennemført via skype, Centerleder og formand  deltog i mødet og her fik vi lejlighed for at fortælle om GrønnegadeCentrets  i en coronatid med nedlukning og økonomiske udfordringer, vi rundede vores visioner om udbygning mm.

På dette tidspunkt i starten af maj var indendørsaktiviteter stadig ikke i gang og udendørsaktiviteter kørte med lav aktivitet.

Af andre ikke covid relaterede sager på dette tidspunkt kan nævnes et  krav om børneattest for alle tovholdere  - lidt spøjst i et aktivitetscenter for + 60 men sådan er reglerne for frivilligt arbejde.

Økonomien var stadig en stor udfordring Et nyt underskud tegnede sig på kr. 186.000 i det første kvartal grundet manglende udlejning og cafesalg.

Covid situationen i Danmark i april 2020 havde ændret sig i positiv retning. De mange vaccinationer begyndte at give resultat så i starten af maj kunne vi  se frem til en delvis genåbning med begrænsning på 5 x 25 medlemmer indendørs. Det blev så ændret den 21. maj til 5 x 50 og den 11. juni var vi oppe på at der kunne forsamles op til 100 – stadig med restriktioner og tjek af coronapas. Men GrønnegadeCentret var atter i gang.

Midt i den store genåbning blev bestyrelsen stillet over for en kæmpe udfordring.

En henvendelse fra omsorgs og livskraftudvalget i Hillerød Kommune betød at bestyrelsen - midt i genåbningen - skulle tage stilling til om vi ville medvirke i bestræbelserne på at skabe nye aktiviteter for seniorer.

Som bekendt har det været hårdt for mange seniorer under den lange periode med corona. Ifølge en undersøgelse fra Århus universitet udtrykker hver femte, at de betragter sig selv som ensomme. Det gælder også for mange seniorer og ældre i Hillerød Kommune.

Der sker allerede en del for seniorer i Hillerød ,  ikke mindst her i GrønnegadeCentret, men der skal skrues op for antallet af aktiviteter på paletten, og flere skal få kendskab til de forskellige gode tilbud, der findes i Hillerød.  Omsorg og Livskraftsudvalget ønsker at sætte ekstra skub i processen og har derfor bedt Grønnegadecentret bistå med at udmønte en national pulje til gavn og glæde for byens seniorer, der er blevet eller er i risiko for at blive ensomme. 

Bestyrelsen sagde ja til opgaven – dels fordi det selvfølgelig i sig selv er en god ide at aktiverer så mange seniorer som muligt – men vi så også en fantastisk mulighed for at genindvinde det medlemstab vi har oplevet i covid perioden – altså en fantastisk chance for at promoverer GrønnegadeCentret.

Som alle har kunne læse i annoncer, centerblad og hjemmeside er der planlagt en lang række spændende aktiviteter omhandlende foredrag, busture, fællesspisninger mm. Det skal understreges at deltagelse i aktiviteterne ikke kun henvender sig til GrønnegadeCentrets  egne medlemmer men er et tilbud til alle +60 borgere i Hillerød Kommune. Men – vi har i hele vores planlægning haft det mål at vores medvirken skal tiltrække nye medlemmer til centret. Derfor har vi i alle aktiviteter indarbejdet et begreb vi kalder værtskab. Det går i al enkelhed ud på at gæster – altså ikke medlemmer – bliver koblet sammen med en frivilligvært –  et Grønnegademedlem – så en kontakt bliver etableret og der dermed bliver fulgt op med henblik på at tilbyde medlemskab til alle gæster. På den måde håber vi at vores aktiviteter bringer glæde hos alle de ca. 2000  borgere der deltager og at medlemstilgangen til GC atter stiger.

Det var lidt om perioden der er gået siden generalforsamlingen d 28. feb 2020.

Vi plejer i beretningen også at orienterer lidt om de samarbejder vi gennem perioden har haft – også det har været anderledes.

Samarbejdet med ældresagen bl.a. ifm lokaleudlån har ligget helt stille grundet nedlukning og ældresagen har meddelt at de ikke kommer til at benytte vores lokaler resten af året. Det er vi selvfølgelig kede af – vi har mange fælles medlemmer – og fælles interesser – vi må se hvordan det udvikler sig  i 2022.

Vi er stadig medlem af danske seniorer, men også her har samarbejdet været på lavt blus.

Samarbejdet med frivilligcenter Hillerød fungerer på flere felter, bl.a. gennem projektet  ”Kom med” og visse andre områder. For tiden  er vi i gang med et samarbejde med frivilligcentret om afholdelse af et seminar for alle vores frivillige, tovholdere, medarbejdere og bestyrelse med fokus på det gode værtsskab.

Samarbejdet med Hillerød kommune har som tidligere år været meget positivt i perioden  – men her i covid perioden har vi mærket kommunens støtte og bekymring for centrets dagligdag. Det har været en stor støtte med sundhedsfaglig bistand i f t hvordan retningslinjer skulle implementeres. Godt har det også været at kommunen har meldt meget tydeligt ud m h t hvad der har kunne lade sig gøre at gennemføre af aktiviteter gennem perioden. Det har også været utrolig positivt at kommunen dækkede vores underskud i 2020 på ca. 214.000,- kr. og på nuværende tidspunkt også har dækket vores beregnede underskud i 1. kvrtal i år på kr. 186.000,- kr. Begge underskud først og fremmest grundet manglende indtægter i cafeen og udlejning. At vi derudover modtog kr. 150.000,- før jul og nu de ca.800.000,- fra ensomhedspuljen indikerer at Hillerød Kommune  har tillid til Grønnegadecentret, den daglige ledelse og bestyrelsen – og ikke mindst at Hillerød Kommune ser det som et vigtigt aktiv at råde over et aktivitetscenter for + 60.

Vi har i sagens natur ikke haft mulighed for at udbygge vores samarbejder med andre aktivitetscentre – og hvad angår vores støtteforening ”Grønnegadecentrets Venner” har det også lidt under at alle traditionelle arrangementer er blevet aflyst – men vi ser frem at hverdagen atter nærmer sig.

Fremtiden:

Perioden indtil næste generalforsamling bliver kort - men meget hektisk.

Forhåbentlig undgår vi yderligere nedlukning og så skal vi nok klare os igennem.

Vi står godt rustet – vi har mange udvalg på banen – vi har konkrete tiltag på vej der skal sikre fastholdelse og rekruttering af medlemmer og vi arbejder hårdt på at forbedre vores kommunikation til alle vores medlemmer som jo netop i covid perioden har vist sig at være sårbar. Og så har vi fokus på de fysiske rammer hvor vi som tidligere omtalt har et projekt i gang som vil tage højde for GrønnegadeCentrets  kommende udvikling.

Som afslutning på bestyrelsens beretning kan jeg bare konstaterer at 2020 har været et helt igennem udfordrende år som ingen tidligere i centrets  26 års historie har oplevet.

Vi har ikke haft noget at sammenligne det med.

Rigtig mange medlemmer har lidt afsavn ved ikke at kunne komme i centret,- mange har været bekymrede, irriterede, passive, foruroligede, ærgerlige men der er da også mange der har taget det med en form for godt humør og accepteret ventetiden.

Og vi har ved fælles indsats klaret os i gennem og vi står godt rustet til at tage fat på den kommende periode.

En stor tak til alle vores trofaste medlemmer der har støttet op om GrønnegadeCentret i perioden – tak til frivillige og tovholdere på trods af jeres arbejdsbetingelser – tak til centrets medarbejdere for jeres utrættelige arbejde med drift at et covid mærket center – og tak til bestyrelsen for jeres udholdenhed og optimisme i perioden.

Med disse ord vil jeg afslutte bestyrelsens beretning, og sammen med udvalgenes efterfølgende beretninger vil det udgøre bestyrelsens samlede beretning for året 2020/21

EIH